Succede in alcuni specifici casi che la fattura elettronica venga rifiutata, per permettere al proprio cliente di procedere con la registrazione del documento è indispensabile procedere con la nuova emissione della fattura o la correzione della stessa qualora fosse possibile. In genere è una PEC ad avvertire che il sistema ha rifiutato il documento.
Occorre quindi conoscere la terminologia utilizzata per indicare se la fattura è stata: scartata, consegnata o rifiutata, per poter intervenire nella maniera corretta. Si ricorda in ogni caso che la compilazione e l’invio di una fattura, che sia originale o una correzione, può avvenire solo attraverso dei software e delle piattaforme come fatturapro.click.
Fattura elettronica scartata o consegnata
Nel momento in cui un fornitore deve emettere una fattura elettronica occorre individuare il destinatario in maniera corretta per permettere al Sistema di Interscambio di inoltrare la fattura. Se l’individuazione avviene in maniera sbagliata o se ci sono degli errori formali all’interno del file, l’SDI dovrebbe inviare al fornitore una notifica di scarto che sta ad indicare che lo stesso documento non è stato recapitato.
Chi emette le sue prime e-fatture spesso commette un grave errore, quello di inviarle in formato PDF. In tal caso, non avviene uno scarto, ma il documento risulterà inesistente in quanto per passare dal Sistema di Interscambio la fattura deve essere nel formato XML.
Nel caso in cui si riceve una ricevuta di avvenuta consegna, allora la fattura in formato elettronica è arrivata a destinazione, anche se il destinatario ha l'obbligo di controllare che tutti i dati indicati siano effettivamente giusti.
Accettazione e rifiuto
L’accettazione esattamente come il rifiuto di una e-fattura può avvenire solo nei limiti di tempo previsti dalla legge e nello specifico nell’arco dei 15 giorni successivi alla data di protocollo assegnata dall’SDI al documento.
Anche nel caso in cui la fattura sia stata accettata, ciò non vuol dire che il destinatario l’abbia riconosciuta. In altre parole è possibile affermare che l’accettazione ha un significato non sostanziale, ma piuttosto tecnico-fiscale. Ponendo il caso che la fattura sia anche stata accettata, essa può comunque essere contestata.
Se è già avvenuta la registrazione nei libri contabili occorrerà emettere una nota di credito per l’emissione di una nuova fattura corretta.
Per quello che invece riguarda il rifiuto, esso avviene nel momento in cui ci sono problemi formali e sarà il cliente a dover informare il fornitore in merito a quelli che sono i motivi del rifiuto.
Il rifiuto dal punto di vista fiscale, rende la e-fattura come mai emessa, quindi in questo caso di va a compilare un nuovo documento corretto ed inviarlo, con un numero progressivo differente.
Decorrenza dei termini e irreversibilità
Come affermato in precedenza, tanto l’accettazione quanto il rifiuto devono avvenire nell’arco di 15 giorni. Solo procedendo con una notifica si consentirà al soggetto interessato di proseguire con gli adempimenti che sono previsti dalla normativa IVA in merito alla registrazione delle fatture. A vigilare su questo il DM 3 aprile 2013 n.55 e il D.Lgs. n. 52/2004, il quale modifica l’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972.
Se nell’arco dei 15 giorni previsti d’ufficio che ha ricevuto la e-fattura la accetta o la rifiuta in maniera espressa, allora il Sistema di Interscambio recepisce l’operazione e procede informando l’emittente in maniera immediata nelle modalità che sono già state viste in precedenza.
Ma se invece, nell’arco di questo tempo previsto non avviene nè il rifiuto nè l’accettazione allora il Sistema di Interscambio procederà ad inviare una comunicazione differente, quella di decorrenza dei termini e quindi ritiene la accetta ugualmente e quindi nel caso in cui venisse poi contestata dovrà poi essere riemessa con lo stesso numero.
In altre parole è possibile affermare che la decorrenza termini è un’accettazione automatica del documento, non per questo motivo si ha la certezza che il documento sia corretto, forse il cliente non ha neanche avuto modo di controllarlo realmente.
In ogni caso si tratta di operazioni che non sono reversibili e nel momento in cui avvengono non possono essere cambiate, si può solo intervenire al di fuori del Sistema di Interscambio. Se il rifiuto avviene per errore si può comunque chiedere al fornitore di emettere una nuova fattura.
Invece in caso di accettazione della fattura per decorrenza termini allora, esplicitando le motivazioni si può chiedere l’emissione di una nota di credito.