Quando si adottano soluzioni digitali per la propria azienda, uno dei maggiori ostacoli è la traduzione dei flussi di lavoro cartacei in flussi di lavoro digitali. Per portare a termine questo compito con successo, sono necessarie un'attenta pianificazione e una forte dedizione. Tuttavia, l’esperienza e la professionalità, permettono di segnalare alcuni consigli fondamentali per convertire con successo i tuoi processi cartacei esistenti in flussi di lavoro digitali efficienti.
Quando si migra dalla carta al digitale, i passaggi principali sono:
- Documentare il flusso di lavoro corrente
- Migrare i documenti dalla carta al digitale
Documentare il flusso di lavoro corrente
Uno degli aspetti prioritari è quello di valutare il processo cartaceo corrente e tracciare le procedure in un diagramma del flusso di lavoro. Dopo aver documentato il workflow, è il momento di abbozzare il processo digitale: è questa l'occasione per rimuovere eventuali ridondanze e semplificare le tue routine di lavoro.
Migrare i documenti dalla carta al digitale
Una volta definito il tuo nuovo flusso di lavoro, dovrai migrare i documenti e i moduli cartacei attuali in un formato digitale. Durante questo processo, è essenziale tenere a mente due fattori: l'esperienza dell'utente e la qualità dei dati. Per fare questo, servirà anche avvalersi di un software di gestione documentale.
Migliora l'esperienza dell'utente
La soddisfazione dell'utente è la chiave per il successo di qualsiasi attività commerciale. Porre attenzione all'esperienza degli utenti non solo gioverà ai tuoi clienti, ma porterà anche grandi risultati alla tua azienda. È dunque questa l'opportunità perfetta per offrire alla tua clientela, ai tuoi dipendenti e ai fornitori una grande esperienza che rifletta i valori del brand/impresa. Passando al digitale, dovresti stare molto attento con il design e il contenuto dei moduli digitali. Con un flusso di lavoro digitale, le forme non devono più essere un esercizio salvaspazio.
Esistono alcuni stratagemmi per rendere tutto più semplice e ottimizzato:
- Aumenta le dimensioni dei caratteri e i campi di immissione del testo, in modo che siano più facili da leggere
- Aggiungi colore e il marchio ai tuoi documenti e moduli
- Considera l'utilizzo di suggerimenti che forniscono una descrizione pop-up delle informazioni richieste in un campo modulo specifico, per aiutare gli utenti a completarlo correttamente
- Converti i tuoi documenti digitali in PDF. Il PDF è lo standard globale per la portabilità e l'accessibilità dei documenti ed è opzionale per un flusso di lavoro di firma elettronica digitale.
Migliora la qualità dei dati
I moduli digitali ti consentono di migliorare la qualità dei dati. Rendi i campi obbligatori aggiungendo suggerimenti per chiarire le informazioni o fornire esempi, e inserendo la convalida dei dati per assicurarti di raccogliere sempre il formato corretto.
Prova il tuo nuovo flusso di lavoro
Prima di iniziare a utilizzare il tuo flusso di lavoro digitale, esegui una sua prova con le persone interne che diventeranno gli utenti aziendali quotidiani del workflow. Raccogli feedback in tutte le fasi del processo da tester interni ed esterni. Chiedi agli utenti di valutare il flusso di lavoro con occhio critico e analizza tutte le risposte che ricevi. Procedi passo dopo passo.
Le aziende moderne hanno passato anni a spostarsi verso la digitalizzazione. Se non esegui correttamente questo processo, potresti incontrare alcuni problemi. Passare a diventare subito completamente digitali è di per sé un rischio che dovrebbe essere evitato. Invece, dovresti iniziare a digitalizzare determinati processi e flussi di lavoro documentali.
I vantaggi di un workflow digitale
Se stai lottando con la decisione di iniziare o meno a digitalizzare alcuni dei tuoi flussi di lavoro documentali, qui ti mostriamo 4 vantaggi per farlo:
- Migliore esperienza del cliente
- Aumento della produttività aziendale
- Aumento delle entrate
- Conformità e sicurezza migliorate
Migliore esperienza del cliente
Implementando un flusso di lavoro digitale, i tuoi clienti potranno beneficiare di un servizio più veloce. Un aspetto, questo, che ti aiuterà anche ad aumentare il valore del tuo marchio.
Aumento della produttività aziendale
Lavorare in modo collaborativo su un flusso di lavoro basato su carta è difficile perché non si dispone del controllo o del tracciamento. Digitalizzando i flussi di lavoro dei documenti, i dati e le informazioni rilevanti possono essere condivisi in tutta l'azienda, istantaneamente, consentendo di risparmiare risorse e aumentare la produttività.
Aumento delle entrate
Digitalizzando i processi ad alta intensità di informazioni, i costi possono essere ridotti fino al 90% e i tempi di consegna possono essere notevolmente migliorati. Quando si adotta l'approccio digitale, è importante identificare i processi che trarrebbero maggior beneficio dalla digitalizzazione. In questo modo si potrà quantificare il tempo e il denaro che si risparmiano digitalizzando un particolare processo.
Conformità e sicurezza migliorate
La sicurezza può spesso essere un ostacolo per la digitalizzazione e il timore che i dati digitali possano in qualche modo essere violati o accessibili è sempre presente. I dati digitali, tuttavia, sono molto sicuri se archiviati in modo alle leggi sulla protezione dei dati. Non solo: consentono la continuità aziendale in caso di catastrofe.
Ci sono molte sfide che circondano la digitalizzazione dei flussi di lavoro dei documenti. Alcuni di essi sono legati alla cultura del business, altri sono legati a costi e tempi. Affidati ad un partner specializzato per la digitalizzazione della tua azienda: ti saprà guidare passo dopo passo verso il tuo futuro digitale.